Brightsafe

Algemene voorwaarden

Versie: 1.3.2, 19 augustus 2026

Artikel 1. Definities

1.1 In deze algemene voorwaarden en de bijlagen daarbij hebben de volgende begrippen, steeds met een hoofdletter geschreven, de volgende betekenis:

  • Brightsafe: Brightsafe B.V., handelend onder de naam Brightsafe, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 93515103, gevestigd te Oosterweezenstraat 6 C, 1823 CN Alkmaar. Algemeen contact: info@brightsafe.nl; beheerzaken: admin@brightsafe.nl.
  • Klant: de rechtspersoon of de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met Brightsafe een Overeenkomst sluit.
  • Overeenkomst: de overeenkomst tussen Brightsafe en de Klant over het gebruik van het Platform, waarvan deze algemene voorwaarden, de SLA (Bijlage 1) en de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 2) deel uitmaken.
  • Platform: de multi-tenant SaaS-dienst Brightsafe voor veiligheidsmanagement, aangeboden via https://go.brightsafe.nl (beheeromgeving) en ons scan-domein voor QR-codes, qr.brightsafe.nl, inclusief de door de Klant afgenomen Modules.
  • Module: een functioneel onderdeel van het Platform. Het Platform kent kernonderdelen, schakelbare Modules en Opties.
    • Kernonderdelen (altijd actief, niet uitschakelbaar en inbegrepen in de Basis): organisatie (medewerkers, teams en locaties met QR-codes), actiemanagement, rapportage, instellingen en Support (ticketsysteem).
    • Schakelbare Modules (per Klant in- of uit te schakelen, elk met een eigen prijs): Melden (incidenten en meldingen, ook publiek via QR-code zonder login), Inspecties, Toolbox (instructies met aftekenen via een persoonlijke link), Opleidingen (certificaatregister), RI&E, Kennismonitor (periodieke kennis- en cultuurmeting via e-mail of, met de WhatsApp-bundel, via WhatsApp), LMRA (via QR-code, zonder login) en Materieel (registratie van arbeidsmiddelen, keuringen, defecten en onderhoud, inclusief bewijsdocumenten).
  • Optie: een aanvullende dienst met een eigen prijs die de Klant naast de Basis en de Modules kan afnemen. Het Platform kent de volgende Opties:
    • SSO: inloggen via de eigen identity provider van de Klant (Google of Microsoft Entra ID, via OpenID Connect); SAML uitsluitend op het Enterprise-vlak of na een aparte inrichting.
    • AI-ondersteuning: de meldassistent (een voorstel voor omschrijving en classificatie van een melding en een behandelvoorstel voor de behandelaar) en de Toolbox-AI (toetsvragen uit een geüpload instructiedocument), met een maandelijks plafond op het aantal AI-aanroepen (artikel 6.5). De AI-ondersteuning doet uitsluitend voorstellen die een gebruiker controleert; zij verwerkt via een subverwerker buiten de EER (artikel 16.6).
    • WhatsApp-bundel: verzending van uitnodigingen, herinneringen en aftekenverzoeken uit de Modules Kennismonitor en Toolbox via WhatsApp in plaats van e-mail, met een maandelijks plafond op het aantal berichten (artikel 6.6).
    • Enterprise-service: de aanvullende dienstverlening van paragraaf 5.4 van de SLA (kortere reactietijden, een vaste contactpersoon, een jaarlijkse review en ondersteuning bij de gegevensbeschermingseffectbeoordeling van de Klant), beschikbaar vanaf het in de Prijslijst genoemde aantal Actieve Medewerkers.
  • Basis: het verplichte platformabonnement met de kernonderdelen en het in de Prijslijst genoemde aantal inbegrepen Actieve Medewerkers (25 bij deze versie).
  • Enterprise-vlak: het in de Prijslijst omschreven pakket voor grote organisaties (alle Modules, SSO inclusief SAML, AI-ondersteuning, een WhatsApp-bundel en de Enterprise-service), uitsluitend als jaarcontract op factuur.
  • Prijslijst: de door Brightsafe gepubliceerde prijzen en rekenregels voor de Basis, de Modules, de medewerkerstaffel, de Opties en de eenmalige diensten. Elke Prijslijst heeft een versienummer; dat versienummer staat op de bestelbevestiging en op elke factuur.
  • Medewerker: een persoon die door of namens de Klant in het Platform is geregistreerd, bijvoorbeeld een werknemer of ingeleende kracht van de Klant.
  • Actieve Medewerker: een Medewerker met een dossier in het Platform (instructies, certificaten, toolbox-aftekeningen, LMRA-historie of andere aan die persoon gekoppelde gegevens) die niet is gedeactiveerd. Wie alleen een QR-code scant, een melding doet of een LMRA invult, is geen Actieve Medewerker en telt niet mee. Gebruikersaccounts met login, beheerders en inzage-accounts (bijvoorbeeld voor een ondernemingsraad, auditor of opdrachtgever) tellen evenmin mee; het aantal daarvan is niet beperkt en niet beprijsd.
  • Proefperiode: de kosteloze periode van artikel 3.2 waarin de Klant het Platform vrijblijvend beproeft.
  • Klantdata: alle gegevens die de Klant, zijn Medewerkers of derden via de publieke flows van de Klant (zoals melden en LMRA via QR-code) in het Platform invoeren of uploaden.
  • SLA: de Service Level Agreement die als Bijlage 1 bij deze algemene voorwaarden hoort.
  • Verwerkersovereenkomst: de verwerkersovereenkomst tussen Brightsafe en de Klant die als Bijlage 2 bij deze algemene voorwaarden hoort, inclusief haar eigen bijlagen (waaronder de subverwerkerslijst en de beveiligingsmaatregelen).
  • Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.
  • Kantooruren: de uren op Werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur (Nederlandse tijd).
  • Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod van Brightsafe, op iedere Overeenkomst en op al het gebruik van het Platform, inclusief eventuele proefperiodes.

2.2 Brightsafe levert uitsluitend aan zakelijke afnemers. De Klant verklaart dat hij het Platform afneemt in de uitoefening van beroep of bedrijf.

2.3 Inkoop- of andere algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook als daarnaar in bestellingen of andere documenten van de Klant wordt verwezen.

2.4 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden gelden alleen als zij Schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

2.5 Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) Schriftelijk overeengekomen afwijkende afspraken, (2) de Verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, (3) de SLA voor zover het beschikbaarheid, onderhoud, support, back-up en herstel betreft, (4) deze algemene voorwaarden.

Artikel 3. Totstandkoming en proefperiode

3.1 De Overeenkomst komt tot stand doordat de Klant een aanbod van Brightsafe Schriftelijk aanvaardt, of doordat de Klant het Platform afneemt via een door Brightsafe aangeboden online bestelprocedure en Brightsafe die afname bevestigt.

3.2 Brightsafe biedt de Klant een kosteloze en vrijblijvende Proefperiode van veertien dagen aan, gerekend vanaf de dag van registratie; de Proefperiode eindigt aan het einde van de veertiende dag. Voor de Proefperiode zijn geen betaalgegevens nodig. Tijdens de Proefperiode staan alle Modules en Opties open, met de in de Prijslijst genoemde proefplafonds voor de AI-ondersteuning en de WhatsApp-bundel, en met SSO op aanvraag. In de Proefperiode kunnen ten hoogste 25 Medewerkers worden geregistreerd; daarbij tellen ook gedeactiveerde Medewerkers mee. Per onderneming (KvK-nummer) en per e-maildomein is één Proefperiode mogelijk. Brightsafe kan de Proefperiode op verzoek van de Klant verlengen of voor een specifieke Klant een hoger medewerkersplafond toestaan; Brightsafe legt zo'n verlenging met de reden vast.

3.3 De Proefperiode eindigt automatisch na afloop van de termijn van artikel 3.2, tenzij de Klant de afname vóór dat moment omzet in een betaalde Overeenkomst. Vraagt de Klant vóór het einde van de Proefperiode een jaarcontract op factuur aan (artikel 10.6), dan blijft de omgeving volledig open zolang die aanvraag in behandeling is; wijst Brightsafe de aanvraag af, dan loopt de Proefperiode nog veertien dagen door.

3.4 Na afloop van een niet-omgezette Proefperiode wordt de proefomgeving alleen-lezen: de Klant kan blijven inloggen, zijn gegevens bekijken en de in het Platform beschikbare deelexports maken, tickets indienen en alsnog een abonnement kiezen, maar kan niets meer toevoegen of wijzigen. De publieke QR-flows van de Klant tonen dan een wachtpagina. Kiest de Klant binnen 90 dagen na het einde van de Proefperiode geen abonnement, dan verwijdert Brightsafe de proefomgeving met alle daarin ingevoerde Klantdata; Brightsafe waarschuwt daarvoor Schriftelijk op dag 60 en dag 83 na het einde van de Proefperiode. Artikel 12.5 werkt dit uit. Kiest de Klant wel een abonnement, dan gaat de proefomgeving met alle Klantdata over in de betaalde Overeenkomst.

3.5 Deze algemene voorwaarden zijn onverkort van toepassing tijdens een Proefperiode. Tijdens een Proefperiode gelden de beschikbaarheidsdoelstelling en de reactietermijnen van de SLA als streefwaarde, zonder de gevolgen van paragraaf 2.3 van de SLA. Brightsafe levert de Proefperiode "as is"; haar aansprakelijkheid over de Proefperiode is in afwijking van artikel 17.2 beperkt tot € 1.000 in totaal.

Artikel 4. Gebruiksrecht

4.1 Brightsafe verleent de Klant voor de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het Platform en de afgenomen Modules en Opties te gebruiken voor de eigen interne bedrijfsvoering van de Klant.

4.2 Het gebruiksrecht omvat het gebruik door Medewerkers van de Klant en, voor zover een Module daarin voorziet, het gebruik van publieke flows zonder login (zoals melden en LMRA via QR-code) door personen die op of voor de locaties van de Klant werkzaam of aanwezig zijn.

4.3 Het is de Klant niet toegestaan het gebruiksrecht over te dragen, in sublicentie te geven, het Platform aan derden door te verkopen of ter beschikking te stellen buiten het in artikel 4.2 beschreven gebruik, of het Platform te gebruiken voor het aanbieden van diensten aan derden.

4.4 Het gebruiksrecht eindigt van rechtswege op het moment dat de Overeenkomst eindigt.

Artikel 5. Verplichtingen en verantwoordelijkheden van de Klant

5.1 De Klant beheert zelf de accounts, rollen en permissies binnen zijn eigen omgeving. De Klant zorgt ervoor dat inloggegevens vertrouwelijk blijven, dat accounts persoonsgebonden worden gebruikt en dat accounts van vertrokken Medewerkers tijdig worden gedeactiveerd. De Klant meldt (vermoedens van) misbruik van accounts of toegangsmiddelen direct aan Brightsafe via admin@brightsafe.nl.

5.2 De Klant staat ervoor in dat de Klantdata rechtmatig zijn ingevoerd en dat hij bevoegd is deze in het Platform te verwerken. De Klant is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en rechtmatigheid van de Klantdata; artikel 16 en de Verwerkersovereenkomst werken dit uit. De Klant vrijwaart Brightsafe tegen aanspraken van derden die verband houden met de inhoud van de Klantdata of met het gebruik van het Platform door of namens de Klant in strijd met de Overeenkomst.

5.3 De Klant instrueert zijn eigen Medewerkers over het juiste gebruik van het Platform, waaronder het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van collega's en derden in meldingen, foto's en vrije tekstvelden.

5.4 De Klant houdt zijn contact- en facturatiegegevens actueel en zorgt voor de eigen technische voorzieningen (apparatuur, internetverbinding) die nodig zijn om het Platform te gebruiken.

5.5 Het is de Klant niet toegestaan de beveiliging van het Platform te testen, te omzeilen of te doorbreken, de multi-tenant scheiding te (proberen te) doorbreken, of het Platform te gebruiken in strijd met wet- en regelgeving. Beveiligingsonderzoek is alleen toegestaan na voorafgaande Schriftelijke toestemming van Brightsafe. Het te goeder trouw melden van een kwetsbaarheid via admin@brightsafe.nl geldt niet als een verboden handeling in de zin van dit artikel, mits de melder niet meer gegevens benadert dan nodig is om de kwetsbaarheid aan te tonen, niets wijzigt of verwijdert, de bevinding niet publiceert vóór herstel en Brightsafe een redelijke hersteltermijn gunt; Brightsafe onderneemt tegen zo'n melder geen juridische stappen. Dit laat het auditrecht van artikel 12 van de Verwerkersovereenkomst onverlet; een audit of beveiligingsonderzoek vindt uitsluitend plaats binnen de daar genoemde voorwaarden.

5.6 Het Platform is een hulpmiddel bij het veiligheidsmanagement van de Klant en neemt de wettelijke verplichtingen van de Klant als werkgever niet over, waaronder het opstellen en laten toetsen van de RI&E door een gecertificeerde kerndeskundige, de registratie en melding van arbeidsongevallen aan de Nederlandse Arbeidsinspectie en de keuring van arbeidsmiddelen. Brightsafe staat niet in voor de arbo-inhoudelijke juistheid of volledigheid van sjablonen, vragenlijsten, classificaties en rapportages; de Klant beoordeelt die zelf op geschiktheid voor zijn situatie.

Artikel 6. Fair use

6.1 Op het gebruik van het Platform is een fair-usebeginsel van toepassing: het gebruik moet in redelijke verhouding staan tot de omvang van de organisatie van de Klant en de afgenomen Modules.

6.2 Niet toegestaan is in elk geval: geautomatiseerd uitlezen of bevragen van het Platform buiten de daarvoor bestemde functies, het structureel onevenredig belasten van het Platform, en gebruik dat de beschikbaarheid of veiligheid van het Platform voor andere klanten schaadt.

6.3 Constateert Brightsafe gebruik dat buiten fair use valt, dan treedt Brightsafe eerst in overleg met de Klant. Leidt dat niet binnen een redelijke termijn tot een oplossing, dan mag Brightsafe passende maatregelen nemen, waaronder het beperken van het betreffende gebruik. Brightsafe kiest daarbij steeds de voor de Klant minst bezwarende maatregel die het probleem oplost.

6.4 Opslag. In de Basis is de in de Prijslijst genoemde opslagruimte voor documenten en foto's inbegrepen (10 GB bij deze versie) als fair-usegrens. Overschrijdt de Klant die grens structureel, dan geldt artikel 6.3; Brightsafe verwijdert nooit eigenhandig Klantdata om opslagruimte vrij te maken.

6.5 AI-ondersteuning. Bij de Optie AI-ondersteuning geldt per kalendermaand het in de Prijslijst genoemde plafond op het aantal AI-aanroepen. Het plafond is een harde grens: is het bereikt, dan is de AI-ondersteuning voor de rest van die kalendermaand niet beschikbaar en werkt het Platform verder gewoon zonder AI-voorstellen. Er vindt geen nacalculatie plaats. De Klant kan in het Platform een aanvullende bundel aanroepen bijkopen tegen de prijs in de Prijslijst; het verbruik is voor de Klant zichtbaar onder zijn abonnement. Brightsafe telt daarvoor uitsluitend het aantal aanroepen per Klant per kalendermaand (artikel 10.4).

6.6 WhatsApp-bundel. Bij de Optie WhatsApp-bundel geldt per kalendermaand het in de Prijslijst genoemde plafond op het aantal WhatsApp-berichten. Is het plafond bereikt, dan verstuurt het Platform de resterende berichten in die kalendermaand per e-mail; er gaat dus geen uitnodiging, herinnering of aftekenverzoek verloren. Er vindt geen nacalculatie plaats. De prijzen van de WhatsApp-bundels zijn gebaseerd op de tarieven van Meta Platforms voor WhatsApp Business; wijzigt Meta die tarieven, dan mag Brightsafe de bundelprijzen wijzigen volgens artikel 10.8.

Artikel 7. Beschikbaarheid en onderhoud

7.1 Brightsafe spant zich in om het Platform beschikbaar te houden conform de SLA (Bijlage 1). De daarin opgenomen beschikbaarheidsdoelstelling is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.

7.2 Brightsafe voert onderhoud uit conform de SLA: gepland onderhoud wordt minimaal 24 uur vooraf aangekondigd en wordt uitgevoerd in de avond, de nacht of het weekend. Voor spoedeisend onderhoud geldt de SLA (paragraaf 4.3).

7.3 Voor de meetperiode, de uitsluitingen en de overige afspraken over beschikbaarheid, back-up en herstel geldt de SLA.

Artikel 8. Support

8.1 Support is een kernonderdeel van het Platform en is voor iedere Klant inbegrepen. Brightsafe biedt support op Werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur via het ticketsysteem in het Platform en via e-mail aan info@brightsafe.nl. De reactietermijn begint bij aanmaak van het ticket of, bij e-mail, op het moment van ontvangst op dat e-mailadres.

8.2 Brightsafe spant zich in om op een supportverzoek of een storingsmelding een eerste reactie te geven binnen de termijnen van de SLA: bij een ernstige storing (Prioriteit 1) binnen 1 uur tijdens Kantooruren en binnen 4 uur daarbuiten; bij overige storingen en vragen binnen 2 Werkdagen, of binnen 4 Kantooruren als de Klant de Optie Enterprise-service of het Enterprise-vlak heeft afgenomen. De actuele venstertijden, reactietermijnen en de prioriteitsindeling van storingen staan in de SLA (hoofdstukken 5 en 6).

8.3 Support ziet op het gebruik en het functioneren van het Platform. Advisering over de veiligheidskundige inhoud van de gegevens van de Klant valt buiten de support, tenzij apart overeengekomen.

Artikel 9. Doorontwikkeling en wijzigingen aan de dienst

9.1 Brightsafe ontwikkelt het Platform doorlopend door. Brightsafe mag het Platform wijzigen, verbeteren en uitbreiden, waaronder het aanpassen van de gebruikersinterface en het toevoegen van functies.

9.2 Brightsafe zorgt ervoor dat wijzigingen de kernfunctionaliteit van de door de Klant afgenomen Modules niet wezenlijk verminderen. Is een wezenlijke vermindering onvermijdelijk, dan kondigt Brightsafe die tijdig vooraf aan en mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

9.3 Wijzigingen die nodig zijn voor beveiliging, het voldoen aan wetgeving of het verhelpen van storingen mag Brightsafe direct doorvoeren.

Artikel 10. Prijzen, facturatie en betaling

10.1 De Klant is voor het gebruik van het Platform de vergoedingen verschuldigd die in de Overeenkomst zijn opgenomen, berekend volgens de Prijslijst die bij het sluiten of verlengen van de Overeenkomst geldt. Alle prijzen zijn exclusief btw. De prijzen en percentages zelf staan in de Prijslijst; dit artikel beschrijft de opbouw en de rekenregels.

10.2 Opbouw van de vergoeding. De maandelijkse vergoeding bestaat uit:

a. de Basis: een vast bedrag per maand voor het Platform met de kernonderdelen en met het in de Prijslijst genoemde aantal Actieve Medewerkers inbegrepen (25 bij deze versie); b. een prijs per Module per maand voor elke Module die de Klant heeft ingeschakeld; neemt de Klant drie of meer Modules af, dan geldt op de som van de moduleprijzen automatisch de modulekorting uit de Prijslijst; c. de medewerkerstaffel: een bedrag per maand per Actieve Medewerker boven het inbegrepen aantal, volgens de cumulatieve staffelbanden in de Prijslijst (het tarief per Medewerker daalt naarmate de Klant meer Medewerkers heeft); boven het in de Prijslijst genoemde hoogste aantal, en op het Enterprise-vlak, wordt de prijs bij offerte vastgesteld; d. de prijs per maand van elke afgenomen Optie; e. waar van toepassing eenmalige diensten (onboarding, inrichting) tegen de prijs in de Prijslijst of de offerte.

Niemand betaalt minder dan de in de Prijslijst genoemde bodemprijs per maand. Gebruikersaccounts met login, beheerders, inzage-accounts, locaties, vestigingen, QR-codes, talen en exports zijn niet beprijsd. Bij een jaarcontract is de jaarvergoeding gelijk aan tien maal de maandvergoeding.

10.3 Aantal Actieve Medewerkers. Bij het sluiten van de Overeenkomst kiest de Klant het aantal Actieve Medewerkers waarvoor hij betaalt; het op dat moment werkelijke aantal Actieve Medewerkers is de ondergrens. Het Platform telt elke nacht het aantal Actieve Medewerkers en toont de stand onder het abonnement van de Klant. Tot 10 procent boven het gekochte aantal kan de Klant Medewerkers blijven toevoegen; het Platform meldt dan dat het gekochte aantal is overschreden. Daarboven kan de Klant pas Medewerkers toevoegen of importeren nadat hij het aantal heeft uitgebreid. Uitbreiden (opwaarderen) kan op elk moment en gaat direct in: bij een jaarcontract wordt het meerdere pro rata voor de resterende looptijd gefactureerd, bij een maandcontract vanaf de eerstvolgende maand. Verlagen (afwaarderen) van het aantal Medewerkers, van Modules of van Opties kan uitsluitend per verlengdatum. Op de factuurdatum wordt het aantal Actieve Medewerkers voor die factuurperiode definitief.

10.4 Gebruikstellers. Voor de facturatie en voor de plafonds van artikel 6 registreert Brightsafe per Klant per kalendermaand het aantal Actieve Medewerkers, het aantal AI-aanroepen en het aantal verzonden WhatsApp-berichten. Deze tellers bevatten uitsluitend aantallen, geen inhoud. De stand is voor de Klant zichtbaar in het Platform.

10.5 Betaalwijze. Een maandcontract wordt uitsluitend betaald via de betaaldienst Mollie: de eerste betaling via iDEAL, daarna via automatische SEPA-incasso op het door de Klant afgegeven mandaat. Een jaarcontract wordt naar keuze van de Klant betaald via Mollie of op factuur; betaling op factuur is alleen mogelijk na goedkeuring door Brightsafe (artikel 10.6). Het Enterprise-vlak wordt uitsluitend als jaarcontract op factuur afgenomen, desgewenst per kwartaal gefactureerd. Brightsafe bewaart geen kaart- of rekeninggegevens van de Klant; Brightsafe legt uitsluitend Mollie-referenties (waaronder de mandaatreferentie) en factuurmetadata vast.

10.6 Factuur en betaaltermijn. Vraagt de Klant een jaarcontract op factuur aan, dan controleert Brightsafe de inschrijving van de Klant in het handelsregister (naam, adres, actief) en beslist zij binnen twee Werkdagen; in afwachting daarvan blijft de omgeving van de Klant volledig beschikbaar. Brightsafe verstuurt facturen per e-mail aan het door de Klant opgegeven facturatieadres, met vermelding van de toegepaste prijslijstversie, het aantal Actieve Medewerkers en de opbouw van het bedrag. Facturen worden voldaan binnen 30 dagen na factuurdatum. Blijft betaling uit, dan stuurt Brightsafe na de vervaldatum elke zeven dagen een betalingsherinnering. Artikel 13 regelt de gevolgen van uitblijvende betaling.

10.7 Verzuim. Betaalt de Klant niet op tijd, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en gelden de wettelijke handelsrente en de wettelijke regeling voor buitengerechtelijke incassokosten. Mislukt een SEPA-incasso, dan mag Brightsafe de incasso opnieuw aanbieden; de Klant zorgt voor voldoende saldo en een geldig mandaat.

10.8 Prijswijzigingen en indexatie. Brightsafe mag de prijzen jaarlijks per 1 januari indexeren met ten hoogste de stijging van de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het Centraal Bureau voor de Statistiek over de laatst bekende twaalfmaandsperiode, met een plafond van 5 procent per jaar; die indexatie geldt niet als prijsverhoging in de zin van dit artikel en geeft geen opzegrecht. Brightsafe kondigt de indexatie ten minste één maand vooraf Schriftelijk aan. Andere prijsverhogingen worden minimaal 2 maanden vóór de ingangsdatum Schriftelijk aan de Klant aangekondigd; gaat de Klant daarmee niet akkoord, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat, en tot die datum geldt de oude prijs. Nieuwe Modules en Opties die de Klant na een prijswijziging toevoegt, worden altijd tegen de op dat moment geldende Prijslijst afgenomen.

10.9 Bestaande klanten bij een nieuwe Prijslijst. Publiceert Brightsafe een nieuwe Prijslijst, dan houdt de Klant zijn bestaande prijzen tot het einde van de lopende contractperiode plus ten hoogste twaalf maanden. Daarna mag Brightsafe de prijzen van de Klant in stappen van ten hoogste 10 procent per contractjaar naar de dan geldende Prijslijst brengen, telkens aangekondigd volgens artikel 10.8 (2 maanden vooraf, met opzegrecht). De indexatie van artikel 10.8 blijft daarnaast gelden.

Artikel 11. Duur, verlenging en opzegging

11.1 De Overeenkomst wordt aangegaan per de door de Klant gekozen factureringsperiode (een maand of een jaar), gerekend vanaf de ingangsdatum in de Overeenkomst.

11.2 De Overeenkomst wordt telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde periode, tenzij een van beide partijen de Overeenkomst opzegt met inachtneming van een opzegtermijn van één maand (bij een maandcontract) of twee maanden (bij een jaarcontract) tegen het einde van de lopende periode. Opzeggen gebeurt Schriftelijk.

11.3 Bij een jaarcontract kondigt Brightsafe de aanstaande verlenging ten minste twee maanden vóór de verlengdatum Schriftelijk aan, met vermelding van het op dat moment getelde aantal Actieve Medewerkers, de prijslijstversie die na de verlenging geldt en de vergoeding voor de nieuwe periode. De Klant kan na ontvangst van die aankondiging in elk geval nog veertien dagen opzeggen tegen de verlengdatum, ook als de opzegtermijn van artikel 11.2 daardoor niet volledig wordt gehaald. Bij een maandcontract volgt de verlenging uit de maandelijkse factuur; een aparte aankondiging blijft achterwege.

11.4 Ieder van partijen mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk ontbinden als de andere partij toerekenbaar tekortschiet in een wezenlijke verplichting en die tekortkoming niet herstelt binnen een redelijke, Schriftelijk gestelde termijn, of als de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of haar onderneming staakt. Prestaties die Brightsafe al heeft geleverd en de daarvoor verschuldigde vergoedingen zijn geen voorwerp van ongedaanmaking; ontbinding geeft geen recht op terugbetaling van vergoedingen over perioden waarin het Platform beschikbaar is geweest.

11.5 Bij het einde van de Overeenkomst, om welke reden ook, geldt artikel 12.

Artikel 12. Gevolgen van het einde: data-export en verwijdering

12.1 Bij het einde van de Overeenkomst kan de Klant een volledige export van zijn gegevens krijgen. Brightsafe levert die export op Schriftelijk verzoek binnen 10 Werkdagen als versleuteld archief, met de gegevens in een machineleesbaar formaat en met de bijbehorende documenten en foto's. De export wordt door Brightsafe uitgevoerd; het Platform kent geen self-service exportfunctie waarmee de Klant de volledige export zelf kan opvragen, wel deelexports (zoals acties, het RI&E-rapport en het Kennismonitor-rapport) die de Klant zelf kan maken. De Klant kan de export aanvragen tot het moment waarop de verwijdering volgens artikel 12.2 is uitgevoerd; daarna is een export niet meer mogelijk.

12.2 Na het einde van de Overeenkomst blijft de omgeving van de Klant 30 dagen alleen-lezen beschikbaar: de Klant kan inloggen, zijn gegevens bekijken, de deelexports van artikel 12.1 maken en de volledige export aanvragen, maar kan niets meer toevoegen of wijzigen; de publieke QR-flows van de Klant tonen een wachtpagina. Na afloop van die 30 dagen verwijdert Brightsafe de Klantdata uit de productieomgeving, maar niet eerder dan 5 Werkdagen na levering van een tijdig aangevraagde export en uiterlijk 40 dagen na het einde van de Overeenkomst. Verwijdering is bij Brightsafe altijd een aparte, in de audittrail vastgelegde handeling en nooit een bijwerking van het uitschakelen van een omgeving. Kopieën in back-ups roteren daarna vanzelf uit: uurlijkse databasedumps binnen 3 dagen en de nachtelijke volledige back-up binnen 30 dagen (de actuele termijnen staan in de SLA, paragraaf 7.2, en in artikel 10.3 van de Verwerkersovereenkomst). Gedurende die uitrotatie worden back-ups niet gebruikt om Klantdata te raadplegen, behalve als dat nodig is voor herstel na een calamiteit.

12.3 Wettelijke bewaarplichten van Brightsafe (bijvoorbeeld voor facturen) blijven onverlet. De afspraken over persoonsgegevens bij het einde van de Overeenkomst staan tevens in de Verwerkersovereenkomst; bij tegenstrijdigheid gaat de Verwerkersovereenkomst voor.

12.4 Brightsafe wijst de Klant bij het einde van de Overeenkomst eenmaal Schriftelijk op de termijn waarbinnen hij een export kan aanvragen. De Klant is er zelf verantwoordelijk voor dat hij vóór de verwijdering volgens artikel 12.2 de gegevens veiligstelt die hij op grond van arbo- of andere wetgeving moet bewaren, waaronder de registratie van arbeidsongevallen, de RI&E en het plan van aanpak, en keurings- en blootstellingsgegevens. Na de verwijdering kan Brightsafe die gegevens niet meer leveren.

12.5 Proefomgeving. Voor een Proefperiode die niet in een betaalde Overeenkomst is omgezet, geldt in plaats van de termijn van artikel 12.2 een bewaartermijn van 90 dagen na het einde van de Proefperiode, waarin de proefomgeving alleen-lezen beschikbaar blijft (artikel 3.4). Brightsafe waarschuwt op dag 60 en dag 83 Schriftelijk voor de aanstaande verwijdering. Na afloop van de 90 dagen verwijdert Brightsafe de proefomgeving met alle Klantdata; artikel 12.1 (export op verzoek) en de uitrotatie van back-ups uit artikel 12.2 gelden ook hier.

Artikel 13. Opschorting en einde bij wanbetaling

13.1 Betaalt de Klant een factuur niet binnen de betaaltermijn van artikel 10.6, dan stuurt Brightsafe na de vervaldatum elke zeven dagen een betalingsherinnering. Mislukt een SEPA-incasso, dan geldt de datum van de mislukte incasso als vervaldatum.

13.2 Is de factuur veertien dagen na de vervaldatum nog niet volledig betaald, dan mag Brightsafe de omgeving van de Klant opschorten. Tijdens de opschorting zijn de Modules en de kernonderdelen gesloten en tonen de publieke QR-flows van de Klant een wachtpagina; de Klant kan wel blijven inloggen om zijn abonnement en zijn facturen te bekijken en te betalen. Brightsafe kondigt de opschorting Schriftelijk aan.

13.3 Tijdens een opschorting blijven de Klantdata behouden en blijft de betalingsverplichting van de Klant doorlopen. Zodra Brightsafe de volledige betaling heeft ontvangen, wordt de omgeving automatisch en zonder verdere handeling van de Klant heractiveerd.

13.4 Is de factuur zestig dagen na de vervaldatum nog niet volledig betaald, dan mag Brightsafe de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen; dit geldt als ontbinding wegens een toerekenbare tekortkoming (artikel 11.4). De omgeving wordt dan alleen-lezen en artikel 12 is van toepassing, met dien verstande dat de termijn van 30 dagen van artikel 12.2 op de datum van beëindiging begint. De openstaande vergoedingen tot en met de datum van beëindiging blijven verschuldigd.

13.5 Opschorting is geen beëindiging. Verwijdering van Klantdata vindt alleen plaats na het einde van de Overeenkomst, conform artikel 12.

Artikel 14. Intellectuele eigendom

14.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op het Platform, de onderliggende programmatuur, de documentatie en de daarin opgenomen werken berusten bij Brightsafe of haar licentiegevers. De Klant krijgt uitsluitend het gebruiksrecht van artikel 4; er gaat geen intellectueel eigendom over.

14.2 Alle rechten op de Klantdata blijven bij de Klant. De Klant geeft Brightsafe het recht de Klantdata te verwerken voor zover dat nodig is om het Platform te leveren, te onderhouden en te beveiligen, conform de Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst.

14.3 Ideeën, suggesties en feedback van de Klant over het Platform mag Brightsafe vrij gebruiken voor de doorontwikkeling, zonder daarvoor een vergoeding verschuldigd te zijn en zonder dat daarmee rechten op het Platform bij de Klant komen te liggen.

14.4 Brightsafe vrijwaart de Klant tegen aanspraken van derden dat het gebruik van het Platform conform de Overeenkomst inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht, mits de Klant Brightsafe direct informeert en de afhandeling aan Brightsafe overlaat. Brightsafe mag daarbij kiezen voor aanpassing of vervanging van het betrokken onderdeel dan wel beëindiging van de Overeenkomst tegen terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen. Artikel 17 is op deze vrijwaring van toepassing.

Artikel 15. Geheimhouding

15.1 Partijen houden alle informatie geheim die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen en waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten begrijpen dat die vertrouwelijk is. Voor Brightsafe geldt dat in elk geval voor de Klantdata; voor de Klant geldt dat in elk geval voor niet-openbare informatie over het Platform en de beveiliging daarvan.

15.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al rechtmatig openbaar was, die de ontvangende partij aantoonbaar zelfstandig heeft ontwikkeld, of die op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel moet worden verstrekt. In dat laatste geval informeert de ontvangende partij de andere partij vooraf, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

15.3 Deze verplichting geldt tijdens de Overeenkomst en blijft ook na het einde daarvan gelden zolang de informatie vertrouwelijk is.

Artikel 16. Privacy

16.1 Voor alle persoonsgegevens die de Klant via het Platform verwerkt, waaronder gegevens van Medewerkers, meldingen, certificaten en aftekeningen, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en is Brightsafe verwerker in de zin van de AVG. Partijen sluiten daarvoor de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 2), die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

16.2 Voor de eigen bedrijfsvoering van Brightsafe, waaronder relatiebeheer, offertes, facturatie, de afhandeling van supporttickets en het bezoek aan de website brightsafe.nl, is Brightsafe zelf verwerkingsverantwoordelijke.

16.3 Een melding kan via de publieke meldflow van het Platform volledig anoniem worden gedaan. Brightsafe maakt een anoniem gedane melding nooit alsnog herleidbaar. Gegevens die de Klant of zijn behandelaars daarna zelf aan een melding toevoegen, zoals betrokken personen, vrije tekst of foto's, kunnen een melding wel herleidbaar maken; de Klant is daarvoor als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk. Antwoorden in de Kennismonitor zijn technisch niet herleidbaar tot een individuele Medewerker: deelname en inhoud zijn technisch van elkaar gescheiden. Voor het achteraf anonimiseren van een melding geldt artikel 16.5.

16.4 De Klant is er als verwerkingsverantwoordelijke voor verantwoordelijk dat er een rechtsgeldige grondslag bestaat voor de persoonsgegevens die hij en zijn Medewerkers in het Platform invoeren, ook waar meldingen letselinformatie bevatten die gezondheidsgegevens kan raken. De Verwerkersovereenkomst werkt de wederzijdse verplichtingen uit.

16.5 Het Platform verwijdert of anonimiseert tijdens de looptijd van de Overeenkomst niets uit zichzelf; er draait geen automatische opschoning en er is geen knop waarmee de Klant één melding kan anonimiseren. Brightsafe voert een opschoning op bewaartermijn alleen uit op Schriftelijk verzoek van de Klant. Bij die opschoning wist het Platform onder meer de meldergegevens, de foto van de melder, de vrije antwoorden op het meldformulier, de afhandelnotitie en de gegevens van betrokkenen; de omschrijving van het incident en de bijlagen blijven bewust bewaard en kunnen indirect herleidbare gegevens bevatten. De Klant beoordeelt als verwerkingsverantwoordelijke zelf of aanvullende handmatige redactie nodig is. Hij kan de meeste velden van een melding zelf bewerken, maar niet alle: voor de onderdelen die het Platform alleen leesbaar toont, verzoekt hij Brightsafe die te redigeren of te verwijderen. Bijlage 2 (Verwerkersovereenkomst, artikel 10.5 en Bijlage C.1.1) beschrijft dit in detail.

16.6 Brightsafe schakelt voor de levering van het Platform subverwerkers in. De volledige, actuele lijst en de procedure voor wijziging daarvan staan in de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 2, artikel 7 en de subverwerkerslijst). Daartoe behoren in elk geval de hostingleverancier, de partijen die de off-site back-ups bewaren en Sentry voor foutmonitoring, waarbij de foutmeldingen in de EU-regio (Duitsland) worden verwerkt; er vindt bij Sentry geen doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaats. Uitgangspunt is dat de Klantdata binnen de EER blijven. Voor de beperkte gevallen waarin een subverwerker gegevens (mogelijk) buiten de EER verwerkt, gelden de waarborgen van hoofdstuk V AVG; artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst beschrijft die per geval. Het gaat om de tweede off-site back-up (versleuteld, bij Backblaze), het beheerverkeer in doorvoer via de Cloudflare-proxy vóór het beheerdomein, en uitsluitend als de Klant de betreffende Optie afneemt: de verzending van WhatsApp-berichten (WhatsApp-bundel) en de AI-ondersteuning (Anthropic, Verenigde Staten; alleen de tekst en foto van een melding of het instructiedocument dat de gebruiker met de AI-knop aanbiedt, nooit vertrouwelijke meldingen, en niet gebruikt om AI-modellen te trainen). Het scan-domein met de publieke QR-flows en de anonieme meldingen loopt niet via de Cloudflare-proxy.

Artikel 17. Aansprakelijkheid

17.1 De aansprakelijkheid van Brightsafe voor schade uit of in verband met de Overeenkomst is beperkt tot directe schade.

17.2 De totale aansprakelijkheid van Brightsafe is beperkt tot het bedrag dat de Klant op grond van de Overeenkomst heeft betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waaruit de schade voortvloeit, met een minimum van € 1.000. Dit bedrag is tevens het maximum voor alle gebeurtenissen in enig contractjaar samen; een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

17.3 Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie en reputatieschade.

17.4 Bij verlies of beschadiging van gegevens is de aansprakelijkheid van Brightsafe beperkt tot de redelijke kosten van herstel uit de beschikbare back-ups. Schade die de Klant had kunnen voorkomen door gebruik van een door Brightsafe op zijn verzoek geleverde export komt niet voor vergoeding in aanmerking.

17.5 De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Brightsafe zelf of haar bedrijfsleiding, en niet voor zover aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt.

17.6 De beperkingen in dit artikel gelden ook voor vorderingen van de Klant die verband houden met de verwerking van persoonsgegevens, waaronder regres op grond van artikel 82 lid 5 AVG; zij doen geen afbreuk aan de rechten van betrokkenen zelf.

17.7 Aansprakelijkheid ontstaat alleen als de Klant Brightsafe Schriftelijk in gebreke stelt en een redelijke termijn voor herstel geeft, en Brightsafe ook na die termijn tekort blijft schieten, behalve als nakoming blijvend onmogelijk is.

17.8 Ieder vorderingsrecht van de Klant jegens Brightsafe vervalt 12 maanden nadat de Klant met de schade en met Brightsafe als aansprakelijke partij bekend is geworden, en in elk geval 24 maanden na de gebeurtenis waaruit de schade voortvloeit.

Artikel 18. Overmacht

18.1 Brightsafe is niet gehouden tot nakoming van een verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht valt in elk geval: grootschalige storingen van internet-, stroom- of telecommunicatie-infrastructuur buiten de invloedssfeer van Brightsafe en haar toeleveranciers, cyberaanvallen zoals DDoS-aanvallen die ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen optreden, en overheidsmaatregelen. Kortdurende storingen bij de hostingleverancier die tot het normale bedrijfsrisico behoren, gelden niet als overmacht.

18.2 Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Brightsafe opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst Schriftelijk beëindigen voor het deel dat nog niet is nagekomen, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn. Reeds betaalde vergoedingen voor niet-geleverde perioden worden dan naar evenredigheid terugbetaald.

Artikel 19. Continuïteit

19.1 Brightsafe heeft maatregelen getroffen om de continuïteit van het Platform en van de Klantdata technisch en organisatorisch te borgen; die maatregelen staan in artikel 19.2 en in Bijlage B van de Verwerkersovereenkomst. Deze maatregelen zijn een inspanningsverplichting.

19.2 Brightsafe spant zich in om de continuïteit van het Platform en van de Klantdata te borgen. Die inspanning omvat in elk geval: dagelijkse volledige back-ups en uurlijkse databasedumps met twee off-site kopieën, een uitwijkomgeving in een tweede datacenter waarnaar Brightsafe bij een calamiteit kan omschakelen, een aantoonbaar uitgevoerde en gedocumenteerde terugzetproef en omschakeloefening die Brightsafe periodiek herhaalt en waarvan zij de meest recente datum en meetresultaten op verzoek aantoont, volledig versiebeheer van de programmatuur, een uitrolprocedure met automatische back-up vooraf, en doorlopende externe monitoring met alarmering. De SLA bevat de bijbehorende afspraken over back-up en herstel.

19.3 Als Brightsafe de dienstverlening blijvend niet kan voortzetten, spant Brightsafe zich in om de Klant in staat te stellen zijn gegevens veilig te stellen via de export van artikel 12, en om de Klant daarover zo vroeg als redelijkerwijs mogelijk te informeren.

19.4 Op Schriftelijk verzoek van de Klant werkt Brightsafe mee aan een broncode-escrowregeling voor de broncode en de documentatie bij een daarin gespecialiseerde derde, tegen vergoeding van de kosten door de Klant. De voorwaarden van die regeling worden vastgelegd in een aparte bijlage.

Artikel 20. Wijziging van de voorwaarden

20.1 Brightsafe mag deze algemene voorwaarden en de bijlagen wijzigen, met uitzondering van de Verwerkersovereenkomst (Bijlage 2): die wordt uitsluitend gewijzigd volgens artikel 16.1 van de Verwerkersovereenkomst, en voor de subverwerkerslijst geldt uitsluitend de procedure van artikel 7 van de Verwerkersovereenkomst. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum Schriftelijk aan de Klant aangekondigd; dit is dezelfde aankondigingstermijn als in de artikelen 7.3 en 16.1 van de Verwerkersovereenkomst.

20.2 Verslechtert een wijziging de positie van de Klant wezenlijk, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Gebruikt de Klant het Platform na de ingangsdatum, dan gelden de gewijzigde voorwaarden.

20.3 Voor prijswijzigingen en indexatie geldt niet dit artikel maar artikel 10.8 (aankondiging van een prijsverhoging minimaal 2 maanden vooraf; jaarlijkse indexatie met een plafond van 5 procent).

Artikel 21. Slotbepalingen

21.1 Brightsafe mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen aan een derde in het kader van een overdracht van (een deel van) haar onderneming. Brightsafe informeert de Klant daarover vooraf; de Klant mag in dat geval de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van overdracht.

21.2 Is of wordt een bepaling van de Overeenkomst nietig, vernietigd of anderszins niet-afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen vervangen de betrokken bepaling dan door een geldige bepaling die de oorspronkelijke strekking zo dicht mogelijk benadert.

21.3 Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

21.4 Geschillen die partijen niet in onderling overleg oplossen, worden voorgelegd aan de rechtbank Noord-Holland.

Versie 1.3.2, 19 augustus 2026.

Bijlage 1. Service Level Agreement (SLA)

Begrippen met een hoofdletter hebben in deze SLA de betekenis uit artikel 1 van de Algemene Voorwaarden Brightsafe.

1. Karakter van deze SLA

1.1 De serviceniveaus in deze SLA en de reactietermijnen in de Overeenkomst zijn inspanningsverplichtingen van Brightsafe, geen resultaatsverplichtingen.

1.2 Bij tegenstrijdigheid tussen deze SLA en de algemene voorwaarden gaat deze SLA voor wat betreft beschikbaarheid, onderhoud, support, back-up en herstel.

2. Beschikbaarheid en meetperiode

2.1 Brightsafe spant zich in om een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% per kalendermaand te realiseren.

2.2 De meetperiode is de kalendermaand. De beschikbaarheid wordt gemeten met de externe uptimebewaking van Brightsafe (UptimeRobot) op het meetpunt https://go.brightsafe.nl/up (de statuscontrole van het Platform), met een controle-interval van ten hoogste 5 minuten. Niet-beschikbaarheid wordt geteld vanaf twee opeenvolgende mislukte controles tot de eerste geslaagde controle daarna. Brightsafe bewaakt daarnaast de publieke meld- en LMRA-route op het scan-domein en de registratiepagina; die metingen zijn informatief en worden op verzoek meegeleverd. Brightsafe verstrekt de meetrapportage van een kalendermaand op verzoek van de Klant.

2.3 Blijft de gerealiseerde beschikbaarheid in drie opeenvolgende kalendermaanden onder de doelstelling van paragraaf 2.1, dan mag de Klant de Overeenkomst Schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, zonder tot enige vergoeding gehouden te zijn; artikel 12 van de algemene voorwaarden is van toepassing.

3. Uitsluitingen

Bij het bepalen van de beschikbaarheid telt niet mee:

a. gepland onderhoud dat conform hoofdstuk 4 vooraf is aangekondigd; b. niet-beschikbaarheid door overmacht (artikel 18 van de algemene voorwaarden); c. niet-beschikbaarheid door oorzaken in de invloedssfeer van de Klant, waaronder storingen in de eigen apparatuur of internetverbinding van de Klant; d. niet-beschikbaarheid die aantoonbaar volledig is veroorzaakt door een storing bij de hostingleverancier die zowel de productie- als de uitwijkomgeving raakt, mits Brightsafe de haar beschikbare uitwijkmaatregelen aantoonbaar heeft ingezet.

4. Onderhoud

4.1 Gepland onderhoud kondigt Brightsafe minimaal 24 uur vooraf aan. De aankondiging gaat per e-mail aan de door de Klant aangewezen beheerder(s). Een gepland onderhoudsvenster duurt ten hoogste 4 uur en per kalendermaand wordt ten hoogste 8 uur gepland onderhoud uitgevoerd; onderhoud dat langer duurt, telt voor het meerdere mee in de beschikbaarheidsmeting.

4.2 Gepland onderhoud wordt uitgevoerd in de avond, de nacht of het weekend.

4.3 Spoedeisend onderhoud dat nodig is voor de beveiliging of het verhelpen van een storing mag Brightsafe direct uitvoeren, zonder voorafgaande aankondiging. Brightsafe informeert de Klant zo snel mogelijk. Niet-beschikbaarheid door spoedeisend onderhoud telt mee in de beschikbaarheidsmeting.

5. Support: venster, servicetreden en reactietijden

5.1 Support is een kernonderdeel van het Platform en is voor iedere Klant inbegrepen. Support is beschikbaar op Werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur, via het ticketsysteem in het Platform en via e-mail aan info@brightsafe.nl. De reactietermijn begint bij aanmaak van het ticket of, bij e-mail, op het moment van ontvangst op dat e-mailadres. Een ernstige storing (Prioriteit 1) kan de Klant ook buiten het supportvenster melden; voor die meldingen geldt de reactietermijn van hoofdstuk 6.

5.2 Standaard servicetrede (alle Klanten): Brightsafe streeft naar een eerste reactie op tickets en e-mails binnen 2 Werkdagen. Voor storingen geldt de prioriteitsindeling van hoofdstuk 6; bij Prioriteit 1 reageert Brightsafe binnen 1 uur tijdens Kantooruren en binnen 4 uur daarbuiten.

5.3 Brightsafe zorgt voor vervanging bij geplande afwezigheid en kondigt die vooraf aan; bij een geplande afwezigheid van meer dan vijf aaneengesloten Werkdagen vermeldt Brightsafe daarbij welke reactietermijnen in die periode gelden. De geautomatiseerde bewaking van het Platform alarmeert de eigenaar van Brightsafe als eerste ontvanger, ook buiten Kantooruren.

5.4 Enterprise-service (Optie, en inbegrepen op het Enterprise-vlak): in aanvulling op de standaard servicetrede geldt voor Klanten met de Enterprise-service:

a. een eerste reactie op tickets en e-mails binnen 4 Kantooruren; b. een vaste, met naam genoemde contactpersoon bij Brightsafe; c. een jaarlijkse review met de Klant over gebruik, beveiliging, incidenten en de roadmap; d. ondersteuning bij de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) van de Klant en bij het invullen van beveiligingsvragenlijsten, op basis van de documentatie van Brightsafe; e. de reactietermijn voor Prioriteit 1 van paragraaf 5.2 blijft ongewijzigd (1 uur tijdens Kantooruren, 4 uur daarbuiten).

6. Prioriteitsindeling van storingen

Prioriteit Omschrijving Afhandeling
Prioriteit 1: ernstige storing Het Platform is onbereikbaar, of een storing raakt de vertrouwelijkheid of integriteit van gegevens (waaronder een vermoede doorbreking van de scheiding tussen klantomgevingen), of een door de Klant afgenomen Module is volledig onbruikbaar. Eerste reactie binnen 1 uur tijdens Kantooruren en binnen 4 uur daarbuiten; herstel wordt met voorrang en zonder uitstel opgepakt, ook buiten het supportvenster voor zover dat redelijkerwijs van Brightsafe kan worden gevraagd.
Prioriteit 2: beperkende storing Een wezenlijk onderdeel van het Platform werkt niet of niet goed, maar het Platform is bereikbaar. Eerste reactie binnen 2 Werkdagen (standaard) of binnen 4 Kantooruren (Enterprise-service); herstel zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk, binnen het supportvenster.
Prioriteit 3: overige storingen en vragen Kleine gebreken, cosmetische fouten en gebruiksvragen. Eerste reactie binnen 2 Werkdagen (standaard) of binnen 4 Kantooruren (Enterprise-service); afhandeling binnen het supportvenster, waar passend meegenomen in de reguliere doorontwikkeling.

Brightsafe bepaalt de prioriteit in redelijkheid op basis van de melding en licht de indeling op verzoek toe. Bij een storing die de vertrouwelijkheid of integriteit van persoonsgegevens raakt, geldt daarnaast artikel 9 van de Verwerkersovereenkomst.

7. Back-up en herstel (RPO/RTO)

7.1 Back-upregime: dagelijks een volledige back-up (database plus versleutelde documenten) en elk uur een databasedump. Er worden twee off-site kopieën bewaard bij de daartoe in de subverwerkerslijst (bijlage bij de Verwerkersovereenkomst) genoemde partijen, waarvan ten minste één kopie vóór upload client-side wordt versleuteld en de andere versleuteld wordt opgeslagen in een niet-publieke opslagomgeving die met een schrijf- en wisblokkade (Object Lock) 30 dagen onveranderbaar is: in die periode kan de back-up ook door Brightsafe zelf niet worden gewijzigd of verwijderd, wat bescherming biedt tegen ransomware en tegen fouten. Back-ups worden dagelijks automatisch gecontroleerd, met alarmering bij afwijkingen.

7.2 De bewaartermijnen van back-ups zijn: uurlijkse databasedumps 48 uur lokaal en 3 dagen op de off-site locatie; de nachtelijke volledige back-up 14 dagen lokaal en 30 dagen op beide off-site locaties. Oudere back-ups roteren automatisch uit. Deze termijnen zijn gelijk aan artikel 10.3 van de Verwerkersovereenkomst en Bijlage B.4 daarbij.

7.3 RPO (gegevensverlies bij herstel): het gegevensverlies bij herstel uit back-up bedraagt in beginsel ten hoogste 1 uur, op basis van de uurlijkse databasedump. Slaagt een uurlijkse dump niet, dan kan het verlies oplopen tot de eerstvolgende geslaagde dump; afwijkingen worden dagelijks gecontroleerd en gealarmeerd. Bij omschakeling naar de uitwijkomgeving, die doorlopend meeleest met de productiedatabase, is het gegevensverlies in de praktijk aanzienlijk kleiner.

7.4 RTO (hersteltijd): Brightsafe streeft ernaar het Platform binnen 4 Kantooruren na vaststelling van een calamiteit weer beschikbaar te hebben, en buiten het supportvenster zo snel als redelijkerwijs mogelijk, uiterlijk de eerstvolgende Werkdag. Ter onderbouwing: in gedocumenteerde oefeningen is een volledige herbouw uit back-up op een verse server gemeten en is de omschakeling naar de uitwijkomgeving in het tweede datacenter geklokt; beide bleven ruim binnen deze termijn. De meest recente data en meetresultaten toont Brightsafe op verzoek. Gemeten tijden zijn onderbouwing, geen garantie.

8. Exitbepalingen

8.1 Bij het einde van de Overeenkomst kan de Klant een volledige export van zijn gegevens krijgen. Brightsafe levert die export op Schriftelijk verzoek binnen 10 Werkdagen als versleuteld archief, met de gegevens in een machineleesbaar formaat en met de bijbehorende documenten en foto's; het Platform kent geen self-service exportfunctie waarmee de Klant de volledige export zelf kan opvragen, wel deelexports die de Klant zelf kan maken. De Klant kan de export aanvragen tot het moment waarop de verwijdering volgens paragraaf 8.2 is uitgevoerd; daarna is een export niet meer mogelijk.

8.2 Na het einde van de Overeenkomst blijft de omgeving van de Klant 30 dagen alleen-lezen beschikbaar (artikel 12.2 van de algemene voorwaarden). Daarna verwijdert Brightsafe de Klantdata uit de productieomgeving, maar niet eerder dan 5 Werkdagen na levering van een tijdig aangevraagde export en uiterlijk 40 dagen na het einde van de Overeenkomst. Kopieën in back-ups roteren daarna vanzelf uit conform de bewaartermijnen van paragraaf 7.2; uiterlijk 30 dagen na de verwijdering uit de productieomgeving zijn de Klantdata ook uit de back-ups verdwenen. Voor een niet-omgezette Proefperiode geldt de termijn van 90 dagen uit artikel 12.5 van de algemene voorwaarden.

8.3 Artikel 12 van de algemene voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst bevatten de verdere afspraken over het einde van de Overeenkomst.

Versie 1.2.2, 19 augustus 2026.